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Cómo trasladar una empresa sin paralizar su actividad

El crecimiento de una empresa y el aumento de su plantilla es siempre una buena noticia ya que significa que el negocio es próspero. En ocasiones esto puede significar tener que trasladar la empresa a una nueva oficina con mayor espacio, decisión que no se puede tomar a la ligera.  Es importante analizar la viabilidad y beneficios de llevar a cabo este cambio y pensar en qué ubicación sería conveniente alquilar la oficina

Dificultades del traslado de empresas

Hay que tener en cuenta cuál sería la mejor localización, ya que no todas las zonas para alquilar oficinas están igual de bien conectadas o tienen facilidades para los empleados como restaurantes, transportes y otros servicios de utilidad.

Una vez tomada la decisión de trasladar la empresa comienzan las complicaciones de la mudanza. No solo se ha de pensar en el traslado del mobiliario, los puestos de trabajo, los ordenadores, la documentación, el material de oficina, etc., también deben tomarse medidas para la destrucción de documentación, así como la protección de documentos importantes para la empresa. Incluso en ocasiones es necesario destruir muebles obsoletos.

 

Consejos para el traslado de empresa

Todo este proceso debe realizarse intentando tener el menor impacto en la actividad del empleado y la compañía. Para ello se pueden tener en consideración algunos consejos:

 

1. Hacer la mudanza en fines de semana o festivos: para no paralizar el trabajo y no molestar a los empleados es recomendable llevar a cabo el cambio en fines de semana o días libres, cuando no haya nadie en la oficina.

 

2. Recolocar primero los departamentos más importantes: la mudanza se puede realizar en varias etapas, pero siempre teniendo claras las prioridades. Sería bueno trasladar los diferentes departamentos por orden de importancia.

 

3. Crear un plan de comunicación: otra sugerencia es comunicar, tanto internamente como externamente, el traslado de la empresa. Los clientes, proveedores y demás personas relacionadas con el negocio deben saber del cambio y han de conocer la nueva localización de la oficina. Igualmente, los propios empleados han de saber los detalles de la mudanza, tanto las fechas como el procedimiento de la misma e incluso cómo pueden acceder por transporte a la nueva oficina.

 

4. Valerse de la ayuda de una empresa especializada: existen empresas especializadas en mudanzas de empresas. Los directivos se ahorran tener que estudiar qué elementos trasladar o cuáles son las mejores fechas para hacer el cambio, los plazos de realización y los recursos materiales y humanos que van a requerir.

 

Infórmate más sobre el alquiler de oficinas en la web de JLL.